Postvak als primaire mailbox instellen

Er wordt Vaak verwacht dat e-mails automatisch vanuit een gedeelde mailbox verzonden worden, zonder het afzendadres handmatig te kiezen.

Standaard is dit niet mogelijk. In dit artikel leggen we uit waarom en welke alternatieven er zijn.

Hoe werkt een shared mailbox?

Een shared mailbox is bedoeld om door meerdere gebruikers tegelijk te worden gebruikt. Denk aan algemene emailadressen zoals info@bedrijf.be of support@bedrijf.be. Gebruikers krijgen toegang tot deze mailbox en kunnen emails lezen, beantwoorden en verzenden namens die mailbox.

ℹ️ Standaard wordt een shared mailbox niet ingesteld als primaire account in Outlook. Daardoor blijft je persoonlijke emailadres het standaard verzendadres.

Waarom kan een shared mailbox niet als primaire account ingesteld worden?

Microsoft laat het niet toe om een shared mailbox als standaard verzendadres te gebruiken, tenzij er een volledige Microsoft 365-licentie aan wordt gekoppeld. Een shared mailbox is standaard een ‘passieve’ mailbox: ze is bedoeld om gedeeld te worden, niet om zelfstandig als primaire account te functioneren.

Zonder licentie kan je met een shared mailbox:

• ❌ Niet rechtstreeks inloggen via Outlook Web of Outlook Desktop
• ❌ Niet instellen als standaard verzendadres
• ❌ Niet emails laten versturen zonder handmatige keuze

Wat zijn de opties?

1. Handmatig het afzendadres kiezen

Wanneer je een email opstelt in Outlook, kan je via het veld “Van” (From) het gewenste afzendadres kiezen, bijvoorbeeld je shared mailbox. Dit is de standaard werkwijze zolang er geen licentie is gekoppeld aan de mailbox.

📸 Zo selecteer je het gedeelde postvak bij het verzenden van een email:

2. Shared mailbox omzetten naar een volwaardige mailbox

Wil je dat emails automatisch via de shared mailbox worden verstuurd zonder manuele tussenkomst? Dan moet je de mailbox omzetten naar een volwaardige (primaire) mailbox:

• ✅ Laat ons een Microsoft 365-licentie toekennen aan de shared mailbox
• ✅ Zet de shared mailbox om naar een gewone gebruikersmailbox
• ✅ Log in met dit account in Outlook
• ✅ Stel dit account in als primaire account

Op deze manier kan de mailbox ingesteld worden als standaard verzendadres.

Samengevat

Het is niet mogelijk om een shared mailbox automatisch als standaard afzender te gebruiken zonder licentie. Gebruikers moeten het afzendadres handmatig kiezen.
Wil je dit automatiseren, dan moet de shared mailbox worden omgezet naar een volwaardige mailbox met een gekoppelde licentie.

🤝 Hulp nodig?

Wil je dat we deze aanpassing voor jou uitvoeren? Neem dan contact met ons op. Na goedkeuring van de verantwoordelijke kunnen we een Microsoft 365-licentie toekennen aan de gewenste shared mailbox.

👉 Contacteer MINIMA Support